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西藏大学普通本专科学生档案管理办法

发布日期:2023-05-08  来源:   点击量:

西藏大学普通本专科学生档案管理办法

第一章  总则

第一条 为加强学校普通全日制本专科学生(以下简称学生)档案管理工作,充分发挥学生档案在学生教育、管理、服务与就业工作中的作用,使学生档案管理更加规范化、制度化、科学化,根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》等有关学生档案管理工作规定,现结合我校学生档案实际情况,特制订本办法。

第二条 学生档案是反映学生个人学习经历和思想品德、专业技能、身体素质、家庭状况、政治表现等方面情况的文件材料,是学生成长过程的历史记录,是用人单位全面了解和选拔使用人才的重要依据。

第三条 学生档案管理坚持真实性、完整性、安全性、规范性原则。

第四条 本办法适用于我校普通全日制本专科学生。

第二章  档案管理机制及职责

 第五条 学生档案管理实行统一领导、分级负责、联动建设的机制。即由学校统一领导、学生工作部(处)整体管理、各学院具体建设。学生档案管理工作接受学校有关部的监督和指导。

 第六条 学生工作部(处)全面管理在籍全日制普通本专科学生的档案,其主要职责如下:

(一)负责学生档案管理具体机构与人员的建设;

(二)负责落实国家和学校档案管理规定,建立学生档案管理规范;

(三)检查和指导全校学生档案的管理工作;

(四)负责学生档案的整理、保管、转递等工作;

(五)负责办理学生档案的查阅、借阅工作;

(六)负责接收各学院交接的学生档案材料工作;

(七)负责组织各学院完成毕业生档案装档工作;

(八)负责转递毕业生档案和登记其转递信息工作;

(九)办理其它有关学生档案事项。

第七条 各学院是学生档案接收、审查和归档的负责单位,是对新生档案进行初始审查、对毕业生档案进行材料补充完善并做好档案交接工作的单位,其主要职责如下:

(一)负责新生档案接收、审查、整理和移交工作;

(二)负责新生档案在学院审查保管期间的安全、保密、保管工作;

(三)负责毕业生档案归整、补充、装档和移交工作;

(四)负责毕业生档案转递信息的统计工作;

(五)负责向学生工作部(处)提供本学院学生档案查阅、借阅、领取等相关证明材料工作;

(六)负责向学生工作部(处)提供本学院学生退学、休学、参军、留级、转专业、专升本、开除学籍等相关证明材料工作。

第三章  档案材料的组成与归档要求

第八条 档案材料的组成。学生档案材料内容包括入学前档案和在校就读期间归档的材料。

第九条 学生档案材料的归档工作直接关系到人事档案的完整性和学生的切身利益。为使学生档案适应国家人事工作的需要,各学院在学生入学前档案材料的基础上,要及时收集、整理和充实完善在校期间的材料。学生毕业时档案应包含以下材料:

(一)入学前档案材料

1.入学前所有学习经历有关材料:初高中学籍档案材料,初高中毕业生登记表或初高中学生综合评价报告等材料;

2.参加政治团体有关材料:加入中国共产党、中国共产主义青年团等组织的材料;

3.报考和录取材料:高考考生报名登记表、高考考生体格检查表、高考考生志愿表、录取通知书等材料。

(二)在校期间档案材料

1.入学登记材料:西藏大学本专科学生信息登记表等材料;

2.参加政治团体有关材料:加入中国共产党、中国共产主义青年团等组织的材料;

3.学习和学籍材料: 西藏大学学生成绩总表、学籍异动文件等材料;

4.奖励及处分材料:学生在校学习期间获得的院级以上各类奖项文件、证书等材料;各类处分决定书及解除、撤销处分意见等材料;

5.毕业有关材料:西藏大学学生毕业实习鉴定表西藏大学毕业生登记表等材料;

6.其他学业档案材料:学生参加省级以上学习竞赛、大学生创新创业大赛活动成果的鉴定材料等其他具有保存价值、应予归档的学生个人材料。

第十条 档案材料的归档要求

(一)归档材料必须是各学院审查、整理、补充完毕的完整材料。材料必须齐全、真实、文字清楚、对象明确,有形成材料单位公章或个人署名,有形成材料的日期。

(二)归档材料原则上应是原件,特殊情况存入复印件的,应在复印件上注明原件保管单位,并加盖公章。

(三)归档材料应使用规范的公办用纸,须用蓝黑钢笔或签字笔填写,严禁涂改、修补和其他技术处理。

(四)归档材料必须注明学生姓名及学号。

(五)学生档案信息管理科应做好对各学院的指导、检查工作,对不符合归档要求的学生档案材料,有责任和权力对其提出要求,予以改正后再归档。

第四章  新生档案审查与移交

第十一条 新生档案在每年新生入校时由各学院安排专人负责收集、整理、审查。录取省市不提供纸质档案且明确告知新生的,由各学院统一整理学生信息后,于当年11月底之前报送学校招生就业处,由招生就业处按实际入学名单提供电子档案。电子档案包括:《报名信息表》《成绩与志愿表》《体检信息》。后续因升学、出国、应征入伍、就业等需要,要求提供其他新生所涉档案材料的,招生就业处不再提供,由学生联系户籍所在地招生办公室予以补充。

第十二条 各学院收集新生档案时确认档案是否有拆封、破损等情况,重点核查学生本人与身份证(户籍信息)、高考准考证、录取通知书、高中档案信息里的照片及相关材料是否一致。做到全面认真审查,防范冒名顶替等违法情况并要求学生签订《新生档案信息承诺书》(附件4)。承诺书应由本人签字,各学院留档保存。

第十三条 各学院收集、审查学生入学档案材料无误后从学生档案信息管理科领取档案袋与封条,按要求将档案按班级、学号顺序排序归整,并将材料名称、页码、学号、身份证号、专业、班级、姓名等信息正确填写、标注在档案袋封面上。

第十四条 各学院完成新生入学资格审查复查工作,并对新生入学档案进行审查后,在规定时间内移交新生档案,移交档案需填写《西藏大学20XX级学生档案交接清单》(附件1),经交接双方核对无误后履行签字手续。交接清单须学院分管领导签字并加盖公章,清单一式两份,交接双方各执一份(含电子版)。

第五章  毕业生档案装档与移交

第十五条 各学院在学生档案信息管理科规定的时间、地点对毕业生在校期间档案材料进行整理、装档。各学院需对班级学生名单进行核查,有退学、休学、参军、留级、转专业、专升本等学籍异动的学生,需在名单上进行标注各学院需认真清查档案材料,并正确填写档案袋封面相关目录。

第十六条 各学院在完成毕业生在校档案材料装档工作后,在规定时间内移交毕业生档案,移交时需向学生档案信息管理科提供《西藏大学20XX届毕业生装档信息统计表》(附件2),经双方核对无误后履行签字手续。信息表须学院分管领导签字并加盖公章,信息表一式两份,双方各执一份(含电子版)。

第六章  毕业生档案转递与托管

第十七条 各学院参加区内公招考试并被录取的毕业生,由各学院根据毕业生录取情况填写《西藏大学20XX届毕业生档案转递信息统计表》(附件3)上报学生档案信息管理科,由学生档案信息管理科根据统计表办理转递手续。被企、事业单位录取的学生或其他形式灵活就业学生的档案,原则上由各学院按月统计填写《西藏大学20XX届毕业生档案转递信息统计表》(附件3)上报学生档案信息管理科,由学生档案信息管理科根据统计表办理转递手续。如毕业生紧急办理调档、提档手续,持相关证明或填写《西藏大学学生提档申请书》(附件5自行到学生档案信息管理科办理调档、提档手续。如毕业生本人无法到场可委托他人办理提档手续,委托人需持相关证明或填写《西藏大学学生提档委托书》(附件6到学生档案信息管理科办理档手续

第十八条 学生毕业后应尽快调出档案,学校保管学生档案期限为两年。因故不参加就业或未落实就业单位的毕业生,学校按规定将其档案寄送至生源地档案管理部门代管。

第七章  档案转入、转出与查阅

第十九条 校内转专业学生的相关学籍异动文件材料,由转入学院负责交至学生档案信息管理科

第二十条 其它院校转入我校学生的档案材料,由转入学院负责对学生档案接收并进行审查,经审查无误后将档案移交至学生档案信息管理科

第二十一条 转出至其它院校学习学生的相关学籍异动文件材料,由学生所在学院或学生本人持相关证明材料到学生档案信息管理科办理调档手续。

第二十二条 参军学生退役复学后,女兵学生档案根据相关规定由学生工作部(处)国防教育办公室到相关单位统一领取,转交学生所在学院审查,经学院审查无误后交至学生档案信息管理科。男兵学生档案由学生个人到相关单位领取,并交至学生所在学院审查,经学院审查无误后交至学生档案信息管理科。

第二十三条 因退学、取消学籍、开除学籍等办理学籍注销手续的学生,其档案所在学院征求本人意见并开具相关证明后由本人提走或转递至本人提供的档案管理部门或有关单位托管。

因故失踪、死亡或因其他原因无法转递而滞留的学生,其档案由学生档案信息管理科保管。

第二十四条 学院仅限对本院学生档案进行查阅,如需查询学生档案,需有学生本人、班主任(或辅导员)和学生档案信息管理科工作人员三方同时在场,方可进行查阅;用人单位查阅学生档案,需持本单位介绍信(或调档函),方可查阅,查阅学生档案时,学生档案信息管理科工作人员必须在场。查阅学生档案必须严格遵守保密制度,严禁拆卸、涂改、圈划、批注、抽取和撤换档案内容,如违反规定,查阅的档案一律不再接收,一切后果由查查阅人负责。

第二十五条 查阅学生档案的单位或个人不得擅自拍摄或复印档案内容,如因特殊情况需要拍摄、复印相关材料的,需由学生用人单位或学院开具相关证明,方可拍摄或复印。

第二十六条 档案的转入、转出、查阅办理,学生档案信息管理科工作人员对查阅人员必须进行详细登记记录《西藏大学学生档案查阅登记表》(附件8严格审查相关资质及审批手续。

第二十 学生档案原则上不得借阅,如必须办理档案借阅,学院需填写《西藏大学学生借阅档案材料承诺书》(附件7),学院分管领导签字并加盖公章,由学院档案管理负责人持承诺书到学生档案信息管理科办理相关借阅手续。

第八章  档案的保管与保护

第二十 学生档案由学生档案信息管理科集中管理,实行登记审批制度、定期核查制度。学校提供专用学生档案管理室,配备专用档案密码柜。根据安全保密、便于查找的原则,对学生档案应严密、科学地保管,严防档案的毁损、丢失和泄密。

第二十 学生档案信息管理科应做好档案室的防火、防潮、防蛀、防盗、防光等工作。

(一)保持档案室的清洁和室内适宜的温度。

(二)档案室严禁吸烟,不得放置易燃、易爆等危险品以及对档案管理不利的其他物品。

三十 档案管理人员要定期对库存档案进行全面检查和核对,做到账务相符。如有特殊情况要随时向领导汇报,查明原因,及时处理。

第九章  

第三十 本办法自公布之日起,原《西藏大学学生档案管理办法》(藏大字﹝2012﹞90号)同时废止。

第三十 本办法由学生工作部(处)负责解释。

 

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